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Zeitmanagement statt Neujahrsvorsätze | Tipps zum Start ins Jahr 2019

Zuletzt aktualisiert am 28. April 2019 um 19:43

Pünktlich zum Jahreswechsel packt mich die Panik wie eine kalte Hand im Nacken. Kein allzu fester Griff, eher ne klare Geste meines inneren Schweinehundes. Seine Art zu grunzen: »Ich bin immer noch da!« Das schlechte Gewissen klopft an. Zeitdruck drängt. Stress schwelt unter der dünnen Haut. Um den Seelenfrieden wieder herzustellen und der Liste an Aufgaben Herr zu werden, beschäftige ich mich dann immer gern ein wenig mit dem scheinbar uralten Thema Zeitmanagement. In der Überzeugung, dass so unromantische Dinge wie Effizienz und Produktivität zum gefühlten Lebensglück beitragen können.

Ein junges Paar sitzt bei Sonnenschein am Rheinufer, dazu der Text: 5 Tipps zum Zeitmanagement

Deadlines im Diesseits

Einer alten Idee nach ist das Leben nur zu schätzen, wenn dem Tode gedacht wird. Schon im Mittelalter murmelten müßige Mönche:

Memento mori…

Das ist Latein und heißt so viel wie: FUCK, WIR WERDEN ALLE STERBEN!!! Die Vergänglichkeit irdischen Seins ist ein hartes Brot, das Generationen von Mönchen und Nonnen seltsamerweise dazu verführt hat, noch härteres Brot zu kauen – in der Enthaltsamkeit eines Klosters, um in Angst vor dem Jenseits das Diesseits zu verbummeln. In solchen Klöstern gab es bereits heftige To-Do-Listen und ein indoktriniertes Zeitmanagement. Das sah im Wesentlichen vor, alle paar Stunden zu beten und dazwischen zu schuften. Ora et labora.

Doch im 21. Jahrhundert ist Zeitmanagement eher aufs Diesseits ausgerichtet. Labora et chill mal. Work-Life-Balance für ein besseres Lebensgefühl, mithilfe von Apps und Listen und schlauen Blog-Beiträgen wie diesem. Was aber helfen die ganzen Gadgets, wenn man sein Verhalten nicht ändert? Denn mal ehrlich, bis zu diesem Satz hast du schlappe 2 Minuten mit Lesen verbracht und noch nix dazu gelernt für ein mögliches Life-Quality-Upgrade. Schlimmstenfalls bist du hier erst gelandet, nachdem du 2 Stunden zum Thema Zeitmanagement rumgegoogelt hast, will nur sagen, dein Leben rinnt dir durch die Finger und…

HALT STOP! Hier geblieben. Ich komme zur Sache. Ab sofort klare Ansagen ohne Gelaber.

Unter Zeitmanagement (time management) versteht man […] alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

Wikipedia (hier geht’s zum Beitrag)

Keine Zeit zum Lesen? Hier gibt’s den Beitrag als Video:

5 praktische Tipps

Im Folgenden findest du 5 praktische Tipps für ein gelungenes Zeitmanagement mit dem Ziel, das persönliche »Lebensglück« – oder bescheidener: die allgemeine Zufriedenheit mich sich und dem Sein – zu steigern. Was du hier nicht findest (dafür einfach den entsprechenden Links in dieser Liste folgen):

Tipp 1 · Keine Listen!

Aber das war doch grad ne Liste! Ja, zur Darstellung sind Listen toll – zur Jahres-, Monats-, Wochenplanung eher nicht. Statt ellenlange To-Do-Listen zu schreiben, sei es auf dem Papier oder in Apps wie Evernote und Wunderlist, brauchst du nur eines: einen Kalender. Gedenke der Deadlines. Eine To-Do-Liste führt zwar super auf, was alles zu tun ist, sagt aber nichts zum: »Wann?« Eigentlich die wichtigere Frage.

Problempunkte

Problem ist nur: Was mache ich mit Punkten wie »Buch XY lesen«, »Serie Soundso schauen«, »Gesünder ernähren« oder »Fremdsprache lernen«? Mach ich das morgen, oder was? [Aus eigener Erfahrung: Eine Serie an einem Tag binge-watchen fühlt sich nicht gesund an, Brokkoli-Pizza hin oder her.] Nicht alles ist so einfach zu terminieren wie »um Muttertags-Geschenk kümmern«. Direkt zum Mitschreiben, das wäre am: Samstag, 11. Mai, zwischen 18 und 20 Uhr, weil danach haben die meisten Geschäfte zu. (@Mama: Kleiner Scherz 😜)

Manche To-Do-Punkte eignen sich also nicht direkt für den Kalender. Trotzdem würde ich keine Liste empfehlen. Alles, was sich nicht direkt terminieren lässt, kommt vorübergehend auf einen Schmierzettel bzw. so ’n gelbes Klebezettelchen (für die kleinen Dinge) oder in den Zukunftsbrief (für die großen Dinge, dazu gleich mehr – keine Bange, ist weniger bekloppt, als es klingt.)

Für alles Andere: Nutze einen Kalender!

Praxistipp: Digitaler Kalender

Als Offline-Mensch habe ich gerne einen klassischen Moleskine-Taschenkalender1 benutzt, im handlichen DIN A5 und weil ich so eine fröhliche Natur bin: immer in Schwarz. Als der Online-Mensch, zu dem ich in den letzten Jahren mutiert bin, nutze ich persönlich am Desktop und Smartphone und schön synchronisiert den Google Kalender.

Tipp 2 · Kleine Schritte!

Um nun das oben angesprochene »alles Andere« mal genauer zu zerlegen, merke: »Buch XY lesen« oder »Fremdsprache lernen« sind keine guten To-Do-Punkte. Nicht einmal »um Muttertags-Geschenk kümmern« ist ein guter To-Do-Punkt! Viel zu komplex, diese Challenge.

Hier geht es erstmal nur um ein einfaches Prinzip. Auf das große Ganze kommen wir im Tipp 5 zu sprechen. Das einfache Prinzip lautet: To-Do-Punkte, die sich nicht in einen Kalender eintragen lassen wollen, sind in kleinere Schritte zerlegbar. Wie das geht?

3 Beispiele

Buch XY lesen:

  • Buch XY anschaffen (morgen)
  • 10 Seiten von Buch XY lesen (übermorgen)
  • Weitere 10 Seiten von Buch XY lesen (überübermorgen)
  • Und noch 10 Seiten von … du weißt schon

Fremdsprache lernen:

  • Für Fremdsprache entscheiden (heute)
  • Zur Fremdsprache recherchieren, also Literatur und Websites für den Start heraussuchen (morgen)
  • Lernplan aufstellen, erste Vokabelkarten beschriften (übermorgen · Lesetipp: Vokabeln lernen mit System)
  • Lernplan einhalten … eine Wissenschaft für sich (siehe Internet)

Muttertags-Geschenk kaufen:

  • Gutes Geschenk ausdenken oder Schwesterherz fragen, was ein gutes Geschenk wäre (nächsten Montag)
  • Geschenk + Geschenkpapier besorgen (nächsten Monat)
  • Geschenk einpacken (11. Mai)
  • Geschenk verschenken (Muttertag)

Woran merkt man, das man einen To-Do-Punkt in umsetzbare Schritte zerlegt hat? Ganz einfach: Die Schritte lassen sich in den Kalender eintragen und an diesem Tag auch wirklich erledigen. Daher wichtig:

Plane kleine Schritte (und gehe sie auch!)

Praxistipp: Nicht alles verplanen

Viele kleine Schritte führen zu Langzeit-Zielen, aber zu viele kleine Schritte führen ins Burn-out. Einer guten Faustregel und der Glücksdetektivin zufolge (siehe Tipp 7 in ihrem hilfreichen Zeitmanagement-Video) sollte man nur 60 Prozent des Tages verplanen. Wer nun ähnlich gut Mathe kann wie ich, denkt sich: Na toll. Wie geb ich das jetzt in den Taschenrechner ein?

Tipp 3 · Schlaf gut!

Fix zur Mathe-Aufgabe: 1 Tag sind 24 Stunden, also 24 % 100 x 60 = 14,4. Runden wir das mal großzügig ab, um dem Burn-out vorzubeugen, dann sind wir bei 14 Stunden, die du am Tag mit kleinen Schritten verplanen darfst. Klingt das in deinen Ohren irgendwie zu viel? Wenn nicht: Wasch mal deine Ohren!

Ein Tag hat natürlich nicht 24 Stunden, wenn man die Zeit berücksichtigt, die man zum Aufladen auf der Matratze rumliegt. Schlaf ist extrem wichtig für die Gesundheit – noch wichtiger als Sport. Und genauso, wie 40 Meter Spazieren eher zu wenig und 40 Kilometer Marathon eher zu viel Sport sind, gibt es vom Fitness-Standpunkt aus betrachtet auch beim Schlafen die »gesunde Mitte«. Diese muss jede*r für sich selbst finden.

Die gesunde Mitte

Zahlreiche Studien belegen, dass bereits ein »Nickerchen« von 15 Minuten das Stresslevel senkt und die Leistungsfähigkeit steigert.

Lothar Seiwert 2

Randnotiz: Ein Power-Nap ist eine tolle Erfindung, ersetzt aber keinen geregelten Schlaf.

Als Richtwert für gesunden Schlaf findet man je nach Quelle einen Zeitraum von »6 bis 8 Stunden«. Wichtig ist natürlich nicht nur die Quantität, sondern auch die Qualität. Bestenfalls kann man in Dunkelheit und Stille ohne Ablenkung ein paar Stunden verbringen… und nein, Ausschlafen im Sinne von »der Körper wacht von selbst auf, wenn er genug hat« ist nicht der einzige Indikator für eine erholsame Nacht. Wecker sind erlaubt. Mehr zu den Voraussetzungen für gesunden Schlaf gibt’s im Online-Magazin Einfach. Gesund. Schlafen.

Schlaf dich wach.

Stellen wir den Wecker zum Beispiel mal auf diplomatische 7 Stunden Schlaf + 1 Stunde zum Einschlafen abends und Klarkommen morgens. 24 – 8 = 16 Stunden Wachsamkeit. Davon 60 Prozent sind abgerundet 9,5 Stunden, die man fröhlich verplanen darf – mit kleinen Schritten, die größere Projekte voranbringen. Selbst bei einem 9-to-5-Job sind das immer noch anderthalb Stunden pro Tag für persönliche Ziele. Das ist Spielfilmlänge! Lola rennt da dreimal durch Berlin und rettet mit mehr oder weniger Erfolg ihren Freund – was man in dieser Zeit alles schaffen kann!

Praxistipp: Wecker ohne Ablenkung

Wer hat noch einen Wecker, der einfach nur Wecker ist und sonst nix kann außer vielleicht Briefe beschweren? Ich persönlich hab mir angewöhnt, den Handy-Wecker zu nutzen. Praktisch, weil man damit auch den Weg zum Klo leuchten kann. Teuflisch, weil man damit noch 1.000 Dinge mehr machen kann. Schwierig allerdings, sich das »Handy am Bett« wieder abzugewöhnen – und gar nicht nötig, denn: old habits die hard, aber old handys die harder (in memoriam Nokia 3310). Einfach: altes Handy aus der Schublade kramen, offline lassen und nur die Wecker-Funktion (und bei Bedarf das Leuchten) nutzen. Das »richtige« Handy hat dann im Schlafzimmer nix zu suchen.

Tipp 4 · Schaffe Rituale!

Pünktlichkeit und Regelmäßigkeit – darauf kommt es im Leben an. Wer sich an diese Prinzipien hält, kann Großes leisten.

Marco von Münchhausen 3

Nenn es wie du willst: Rituale, Routinen, Traditionen. Hauptsache, du hast welche. Etwaige Freigeister dürften jetzt aufheulen: Wuuäääh! Ich doch nicht! Wenn das Leben schon kein Ponyhof ist, dann doch wenigstens ne Wildpferde-Ranch – ich will mich frei und unbestimmt bewegen, ohne Routine!

Klar, jede*r liebt das Abenteuer. Wir alle wollen flexibel bleiben. Aber mal ehrlich: Du bist bei Tipp 4 von 5 eines Blogbeitrags über Zeitmanagement – die richtig Abenteuer-Lustigen sind gerade woanders. Dich reizt weniger das ziellose Treiben im Ozean, als ein klarer Kurs, der auch durch stürmische Zeiten führt. Dazu sind Routinen das A und O – so wie eine Schiffsführerin sich an Sonnenstand und Sternenbild orientiert. Aktuelleres Beispiel:

Der Sinn dahinter

Die Weihnachtszeit liegt nicht weit zurück. Wer da einen Gottesdienst besucht hat, konnte vermutlich ein paar Dutzend Menschen beobachten, die regelmäßig zur Kirche gehen – und zwar jeden Heiligabend. Heißt: Aufstehen und Hinknien mit gegenseitigem Abgucken (»Bin ich jetzt richtig?«) und das Hinunter-Leiern von Liedern, bei denen sich die Kinder fragen: Singen wir jetzt oder murmeln wir nur?

Trau dich, ein wenig langweilig zu sein.

Wichtig ist, dass man nicht durch das ganze Leben geht, wie man als Gelegenheits-Kirchgänger*in in der Messe steht: Etwas unentschlossen ein paar Ritualen folgend, deren Zweck sich nicht mehr recht erschließt. Der Clou liegt zuweilen im Selbstzweck von Ritualen und Routinen, der sie ganz allein rechtfertigen kann. Beim Kirchgang etwa: Kontemplation, das Sich-sammeln-im-Innern. Ruhe finden. Andere Regeln, die man um ihrer selbst wegen einhalten kann, um dem Leben mehr Halt zu geben:

  • eine Morgen- oder Abendroutine (Meditation, gemeinsame Speisen, eine Serie schauen oder ganz klassisch: Zeitung lesen)
  • eine Playlist (die den Workflow begleitet oder in eine bestimmte Stimmung versetzt)
  • feste Schlafenszeiten (mega uncool, aber pünktlich zu Bett gehen und in den Tag starten kann ziemlich erfrischend sein)
  • regelmäßige Spaziergänge (Bewegung + Kopffreiheit + frische Luft = eigentlich die beste Möglichkeit, die letzte Viertelstunde eines allzu stressigen Tages zu füllen)
Praxistipp: Kompass im Alltag

Es geht nicht darum, Routinen ständig einzuhalten. Routinen sind – anders als einzelne, konkrete, immerzu neue Pläne – etwas, das uns zur Gewohnheit wird und in Fleisch und Blut übergeht. Leben ist ja bekanntlich das, was passiert, während man etwas anderes plant. Nun, Routinen sind das, was passiert, wenn das Leben dich lässt. Wenn du dich nach einer ungewöhnlich ereignisreichen, verplanten Woche zurück im Alltag wiederfindest, helfen Routinen dir dabei, schnell und geschmeidig in deinen Workflow und auf deinen Kurs zurück zu finden.

Tipp 5: Halte Kurs!

Doch um auf den Kurs zurück zu finden, musst du ihn erst einmal kennen. Wohin soll die Reise gehen? Diese Frage steht natürlich ganz am Anfang jedes guten Zeitmanagement-Ratgebers. Oder spätestens unter Punkt 5. Tatsächlich: Wer nur die Tipps 1-4 gelesen hat und danach leben mag, sieht sich schlimmstenfalls eines Tages in einem Hamsterrad gefangen: Wozu das ganze Zeitmanagement, wenn kein Ziel vor Augen ist?

Unter seinen Tipps »für Ihre persönliche Lebensbalance« führt Marco von Münchhausen an erster Stelle auf:

Widmen Sie sich rechtzeitig dem Thema Lebensbalance – umso schneller bringen Sie Ihr Leben wieder ins Gleichgewicht.

Marco von Münchhausen 4

Aber was ist schon rechtzeitig? Die Antwort lautet: Immer jetzt. Du bist hier ja schon mittendrin, hast dich dem Thema indirekt bereits gewidmet. Denn Lebensbalance und Zeitmanagement gehen Hand in Hand. Nun möchte ich dir nur noch ein paar Lese-Empfehlungen mit auf den Weg geben und dich mit dem wichtigsten Gedankenanstoß aus diesem Beitrag entlassen.

Dein zukünftiges Selbst

To-Do-Listen gelten meist einem Tage, einer Woche oder einem Projekt. Neujahrsvorsätze sollen etwas länger halten, werden aber meist etwas früher fallen gelassen. Selten jedoch halten wir inne und fragen uns ganz bewusst: Was will ich eigentlich im Laufe meines Lebens noch erreichen? Wie sieht die To-Do-Liste bis zum 70. Geburtstag aus? Welche großen Punkte stehen darauf mit welcher Priorität? Und dann mach es wie mit all den anderen To-Do-Punkten herunter, zerlege sie in die kleinste Einheit, schreib sie in den Kalender und fang damit an!

Diese allerwichtigsten, Sinn stiftenden, auf Kurs haltenden »Langzeit-Visionen« lassen sich in einer lahmen Liste zusammenfassen, oder besser noch in einem Zukunftsbrief ausformulieren, gerichtet an dein älteres Selbst. Einfach nur, um deine Lebensziele im Blick zu behalten – und in der Nähe, der Schreibtisch-Schublade vielleicht, um alle paar Jahre mal reinzuschauen…

Bin ich bescheuert!? Ich lese doch keinen Brief aus der Vergangenheit! Ich lünker da höchstens mal rein und lache darüber, wie dämlich mein jüngeres Selbst doch war, mir sowas Peinliches zu schreiben und komm darüber ins Grübeln, ob ich all den Mist noch schaffen würde, wenn ich… oooh fuck, ich hab’s gelesen.

Behalte deine Ziele im Blick.

Praxistipp: Bücher zum Zeitmanagement

Gibt es eine größere Zeitverschwendung als schlechte Bücher über Zeitmanagement? Schlechtes YouTube-Video, okay, mieser Blogbeitrag, na ja, aber ein ganzes Buch? Da es trotz des Risikos immens hilfreich sein kann, auf die Lektüre von Leuten zurückzugreifen, die sich dem Thema Zeitmanagement sozusagen »professionell« auseinandersetzen, hier ein paar Buchtipps aus meinem Regal daheim. Mein Favorit ist Die vier Säulen der Lebensbalance, doch auch die anderen Bücher haben sich als durchaus hilfreich erwiesen. Genauere Angaben zu den Titeln findet ihr in den Fußnoten.

Zu guter Letzt, immer im Hinterkopf behalten: Auf dem Sterbebett hat sich wohl noch niemand beklagt, zu wenig Zeit am Schreibtisch oder auf der Arbeit verbracht zu haben. Beim Zeitmanagement geht es nicht nur darum, effizienter und produktiver zu werden, sondern Zeit zu gewinnen – für die schönen Dinge des Lebens.

Fußnoten

  1. Affiliate Link, führt zu Amazon · man kriegt solche Kalender aber auch in jedem Schreibwarenladen, wenn man halt den Hintern hochkriegt und dort hingeht.
  2. Lothar Seiwert: Das 1×1 des Zeitmanagement. München 2015.
  3. Marco von Münchhausen: Zeit gewinnen mit dem innen Schweinehund. München 2008.
  4. Marco von Münchhausen: Die vier Säulen der Lebensbanace. Berlin 2004.

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